Projekte · Fallstudie Medizinproduktehandel
Ein KI-System für einen Medizinproduktehändler.
Eine Fallstudie aus einem Kundenprojekt: ein Händler mit SAP Business One, Bestellungen per Mail und einem Außendienst in den Kliniken. Wir haben zwei Wochen gemessen, wo die Zeit hingeht, und daraus ein System entworfen. Die Freigabe einer Bestellung können Sie hier selbst ausprobieren.
Ausgangslage
Wo die Zeit hingeht.
Vier Zahlen aus der Analyse, aus den Daten in SAP und aus den Gesprächen mit dem Team. Darauf baut alles Weitere auf.
In der Analyse gefunden
rund 17
Bestellungen am Tag, im Innendienst von Hand in SAP angelegt.
jede vierte
Bestellung mit Rückstand. Die Suche nach Ersatz dauert 10 bis 20 Minuten.
rund 30 Min.
Tipparbeit, um nach einem Kliniktermin eine Verkaufschance in SAP zu erfassen.
3 bis 5
Reklamationen im Monat, jede 60 bis 120 Minuten in elf Schritten.
Das Vorgehen
1
Zuhören und messen
Workshop mit dem Team, Gespräche je Abteilung, echte Daten aus dem System.
2
Bausteine ordnen
Jeder wiederkehrende Vorgang nach Wirkung und Aufwand eingeordnet.
3
Fundament einmal bauen
Anbindung an die vorhandenen Programme, Freigabe-Oberfläche, Protokoll.
4
Baustein für Baustein
Jeder weitere Baustein nutzt das Fundament und wird dadurch günstiger.
Das System
Eine Schicht zwischen Eingang und SAP.
Das System ersetzt keine Software. Es liest, was reinkommt, holt die Daten aus SAP Business One, bereitet den Vorgang vor und legt ihn dem Team zur Freigabe vor.
Was reinkommt
Bestell-Mail
von Kliniken und Händlern
Bestellung als PDF
im Anhang der Mail
Außendienst-Diktat
nach dem Kliniktermin
Reklamation
mit Fristen nach MDR
Was das System tut
Einordnen
wer schreibt, worum es geht
Daten aus SAP holen
Kunde, Artikel, Bestand, nur lesend
Entwurf schreiben
in den Feldern des Zielprogramms
Gegen feste Regeln prüfen
Pflichtfelder, Wertgrenzen, Datenschutz
Wohin es zurückgeht
SAP Business One
Kunden, Artikel, Lager
Outlook
Postfächer, Antwort, Versand
Teams
Hinweis an das Team
Handy-App
Bestätigung im Außendienst
Dazwischen gibt ein Mensch frei.Ohne Freigabe wird nichts angelegt.
SAP Business One, Outlook und Teams bleiben. Das System liest daraus und schreibt zurück, ohne Migration.
Ein Vorgang im Detail
Eine Bestellung per Mail wird zum Auftrag in SAP.
Rund 17 Bestellungen am Tag kommen per Mail, meist mit der Bestellung als PDF im Anhang. Heute tippt der Innendienst jede davon von Hand in SAP. Im Entwurf bereitet das System den Auftrag vor. So sieht die Oberfläche aus, in der Ihr Team Vorgänge prüft und freigibt.
Bestellung KW 41
Guten Morgen, anbei unsere Bestellung: 20 Katheter-Sets Größe M und 10 Verbandssets steril. Lieferadresse wie immer, Station 4B.
Auftragsentwurf
Klinikum, Station 4B
Kundennr. K-10482, zugeordnet über die Absenderadresse| Artikel | Menge |
|---|---|
| Katheter-Set Größe MArt.-Nr. KS-M-020 · Bestand 14 | 20 Stück |
| Verbandsset sterilArt.-Nr. VS-ST-010 · Bestand 120 | 10 Stück |
Protokoll
Freigabe
3 offen
Offene Vorgänge
Jeder Vorgang wird erst nach Ihrer Freigabe in SAP angelegt.
Erledigt
Heute noch nichts freigegeben
Beispieldaten: Mail, Klinik und Artikel sind erfunden.
Sieben Schritte
Von der Mail bis zum Auftrag in SAP. Jeder Schritt zeigt oben die Stelle, an der er passiert.
Im Hintergrund
Sechs Schritte erledigt das System, einen der Mensch. Nur der letzte schreibt in SAP, und erst nach der Freigabe.
Die Bausteine
Sieben Bausteine, in dieser Reihenfolge.
Die Bestellung ist der erste. Jeder weitere Vorgang aus der Analyse ist nach Wirkung und Aufwand eingeordnet und hat seinen Platz im Fahrplan. Das ist der Entwurf, was davon gebaut wird, entscheidet der Betrieb.
Sieben Bausteine nach Wirkung und Aufwand
Oben links wird angefangen. Die Nummern sind die Reihenfolge im Fahrplan.
- Fundament und BestellungenAus der Bestell-Mail wird ein Auftragsentwurf in SAP, der Innendienst bestätigt.
- Sprache im AußendienstNach dem Termin diktieren statt tippen, angelegt wird erst nach Bestätigung.
- Stammdaten und AuftragsbestätigungenDaten bereinigen, dann gehen Auftragsbestätigungen automatisch raus.
- RückständePassende Ersatzartikel aus der Produktfamilie vorschlagen.
- Priorisierung im VertriebOffene Verkaufschancen nach Aktivität, Wert und Stillstand ordnen.
- KlinikwissenKlinikdaten aus öffentlichen Quellen anreichern, jede Angabe mit Quelle.
- ReklamationDie elf Schritte nach Verfahrensanweisung führen, mit Übersetzung für den Hersteller.
Fahrplan über acht Monate
Das Fundament kommt mit dem ersten Baustein. Eine Empfehlung aus der Analyse, kein fester Zeitplan.
Die Architektur dahinter
SAP bleibt, wie es ist. Das Fundament wird einmal gebaut. Nach der Prognose aus der Analyse ist danach jeder weitere Baustein rund 30 Prozent günstiger als ein Einzelbau.
- BestandSAP Business One, keine Migration
- AnbindungLiest und schreibt in SAP
- KIKI-Modell in der EU, Datenschutz-Filter davor
- AbläufeAuf einem Server in Deutschland
- KanäleOutlook-Postfächer, Handy-App, Teams
Innendienst, Außendienst und Qualitätsmanagement bestätigen jeden Schritt, der etwas anlegt oder verschickt.
Ein ähnlicher Ablauf bei Ihnen?
Im Erstgespräch schauen wir, ob sich so ein System bei Ihnen lohnt und womit wir anfangen würden. Das Gespräch dauert 30 Minuten und ist unverbindlich.
Weitere Projekte
Was wir außerdem gebaut haben.
Ein Kundenprojekt, das seit Juli 2026 im Betrieb läuft, und unser eigenes Werkzeug für die Analyse. Ein Klick zeigt Ausgangslage, Ablauf und Ergebnis.
Ehrlich
Wir sind transparent. Wir halten echte Kunden-Logos zurück, bis eine ausdrückliche Freigabe vorliegt. Im Erstgespräch zeigen wir Ihnen relevante Beispiele und stellen auf Wunsch den Kontakt zu einer Referenz her.