Visible Scale
Erstgespräch

So arbeiten wir

So läuft die Zusammenarbeit ab.

Wir verbinden die Programme, die Sie schon nutzen. Was sich bei Ihnen jeden Tag wiederholt, läuft danach im Hintergrund. Wo es um sensible Daten geht oder ein Fehler teuer wäre, prüft ein Mensch und gibt frei.

Tag 0 · Erstgespräch

Im Erstgespräch hören wir vor allem zu.

Welche Programme nutzen Sie? Wo tut es wirklich weh? Danach sagen wir Ihnen ehrlich, ob eine Analyse als nächster Schritt Sinn ergibt.

Was passiert
Sie schildern, wie es heute läuft, wir schätzen grob, ob sich eine Analyse lohnt.
Was wir brauchen
Überlegen Sie vorher gern, welcher Ablauf Sie am meisten Zeit kostet.
Wie lange
30 Minuten
Was es kostet
Unverbindlich
Danach
Wenn ja, folgt ein Termin für die Analyse. Wenn nein, bekommen Sie eine ehrliche Rückmeldung.
Erstgespräch buchen

Phase 1 · Analyse

In zwei Wochen wissen Sie, welche Abläufe sich bei Ihnen lohnen.

Wir schauen uns an, was bei Ihnen jeden Tag von Hand läuft, und rechnen für die drei bis fünf wichtigsten Abläufe aus, was Sie im Jahr sparen können.

Was passiert
Auftakt, digitale Befragung, Rechnung in Euro, Bericht.
Was wir brauchen
Eine Stunde der Geschäftsführung zum Auftakt, einen Lesezugriff, 15 bis 20 Minuten Fragebogen je Person.
Wie lange
Zwei Wochen
Was es kostet
1.200 € pauschal und einmalig. Findet die Analyse weniger als 10.000 € Einsparung im Jahr, bekommen Sie das Geld zurück.
Danach
Bericht, Fahrplan nach Wirkung und ein Ergebnisgespräch. Sie entscheiden.

  1. Tag 1

    Auftakt und Lesezugriff

    Eine Stunde mit der Geschäftsführung. Wir sehen uns an, mit welchen Programmen Sie arbeiten, wo Daten hin- und hergehen und wo es hakt. Vorher unterschreiben wir eine Geheimhaltungsvereinbarung, danach richten Sie uns einen Lesezugriff ein.

  2. Tag 2-8

    Digitale Befragung

    Für die Analyse nutzen wir einen eigenen Fragebogen, den Ihre Mitarbeiter am Handy oder am Rechner ausfüllen. Auf Wunsch sprechen wir auch direkt mit der Geschäftsführung und dem Team. Am Ende wissen Sie, welche Abläufe sich lohnen und in welcher Reihenfolge.

  3. Tag 9-11

    In Euro gerechnet

    Für jeden Ablauf rechnen wir vorsichtig aus, was Sie im Jahr sparen können und wie viel Arbeit die Umsetzung macht. Risiken und Abhängigkeiten schreiben wir dazu, damit Sie jede Zahl nachvollziehen können.

  4. Tag 12-14

    Bericht und Fahrplan

    Eine Stunde, in der wir Ihnen die Ergebnisse vorstellen, dazu der schriftliche Bericht mit den drei bis fünf wichtigsten Abläufen, nach Wirkung sortiert.

Was Sie bekommen

Nach zwei Wochen halten Sie das in der Hand.

Ein Bericht mit Zahlen, ein Fahrplan in der richtigen Reihenfolge und ein Gespräch, in dem wir alles mit Ihnen durchgehen.

  • Bericht

    jeder Hebel in Euro gerechnet, mit Aufwand und Risiken

  • Fahrplan

    was zuerst kommt, was später und warum, dazu schnelle Verbesserungen, die Sie auch ohne uns umsetzen können

  • Ergebnisgespräch, 60 Minuten

    wir gehen den Bericht mit Ihrer Geschäftsführung durch und klären Annahmen

  • Der Bericht gehört Ihnen.

    welche Schritte Sie wann und mit wem umsetzen, entscheiden Sie selbst, ohne Verpflichtung

Visible ScaleBeispielbericht, Zahlen anonymisiert

2Die drei Hebel nach Wirkung

Was sich lohnt, und in welcher Reihenfolge.

Gerechnet ist vorsichtig: Wir nehmen die untere Grenze jeder Zeitangabe und gehen davon aus, dass das System die Hälfte der Arbeit abnimmt. Davon rechnen wir nur 60 Prozent. Stundensatz Innendienst 35 €, Vollkosten.

Nr.AblaufEinsparung im Jahr
1

Bestellungen vorbereiten

17 am Tag, je 5 Minuten Erfassung

heute 326 Std. im Jahr, Aufwand mittel

3.400 €

2

Ersatzsuche bei Rückstand

jede vierte Bestellung, je 10 Minuten

heute 153 Std. im Jahr, Aufwand gering

1.600 €

3

Reklamationen begleiten

3 im Monat, je 60 Minuten

heute 36 Std. im Jahr, Aufwand mittel

350 €

Grundlage: Auswertung der Bestelldaten aus dem Warenwirtschaftssystem und Workshop mit dem Innendienst. Beträge abgerundet.

Nicht in Euro gerechnet

  • Offene Rückstände hält heute niemand nach. Vorgänge bleiben im Postfach liegen, die Klinik wartet.
  • Bei Reklamationen zählt weniger die Zeit als der lückenlose Nachweis.

Beispielseiten. Zahlen aus einer Analyse bei einem Medizinproduktehändler, anonymisiert.

Analyse

Erstgespräch anfragen

Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden persönlich mit zwei bis drei Terminvorschlägen.

Phase 2 · Umsetzung

Wir verbinden die Programme, die Sie schon nutzen, zu einem System, das zusammenarbeitet.

Danach setzen wir um. Hat jemand in Ihrem Team ein technisches Grundverständnis, bauen wir so, dass diese Person das System selbst betreuen und erweitern kann.

Was passiert
Was sich jeden Tag wiederholt, läuft danach im Hintergrund. Wo es darauf ankommt, gibt ein Mensch frei.
Was wir brauchen
Unser Ziel: 20 bis 30 Minuten für Ihr Team und 1 bis 2 Stunden für Ihre Ansprechperson, etwa aus der Geschäftsführung. Den Rest übernehmen wir.
Wie lange
Unser Ziel: 2 bis 6 Wochen, je nach Umfang.
Was es kostet
Steht vor dem Start fest, in klaren Etappen.
Danach
Ihr Team kann das System selbst betreuen und erweitern, wenn jemand Technikverstand hat.

Im Alltag

Ein Beispiel aus dem Außendienst.

Ein Außendienstler plant jeden Morgen eine Stunde lang seine Route und tippt abends seinen Bericht. Mit einem System sieht sein Tag so aus.

  1. Morgens

    Das System plant die Route vor.

  2. Vor der Abfahrt

    Er prüft sie kurz und fährt los.

  3. Abends

    Er spricht seinen Bericht ein, statt ihn zu tippen.

  4. Danach

    Das System legt den Bericht richtig ab und gibt ihn weiter.

rund 17

Bestellungen am Tag, im Innendienst von Hand in SAP angelegt.

jede vierte

Bestellung mit Rückstand. Die Suche nach Ersatz dauert 10 bis 20 Minuten.

Wie aus einer Bestellung per Mail ein Auftrag in SAP wird, zeigt ein Projekt aus dem Medizinproduktehandel im Detail.

Zur Fallstudie

Zusammenarbeit

Wer was übernimmt.

Was wir übernehmen

  • Das Risiko für Planung und Umsetzung
  • Wartung und Fehlerbehebung der Systeme
  • Verantwortung für die vereinbarten Ziele und Etappen
  • Datenschutz, NDA, DSGVO
  • Software-Lizenzen während des Baus

Was bei Ihnen liegt

  • Lesezugriff auf Ihre Programme (Microsoft 365, SAP Business One, DocuWare, Google Workspace und andere)
  • Während der Umsetzung, als Ziel: 1 bis 2 Stunden von Ihrer Ansprechperson, etwa aus der Geschäftsführung, und 20 bis 30 Minuten für Ihr Team
  • Laufende Kosten nach dem Start (zum Beispiel KI-Nutzung, Hosting)
  • Freigabe durch die Geschäftsführung vor dem Start
  • Vereinbarter Preis, in klaren Etappen bezahlt

Technik

Womit wir bauen.

  • KI

    Die KI dahinter kommt von einem der großen KI-Anbieter. Für sensible Daten bieten wir auch lokale Modelle an, die komplett in Ihrer eigenen Umgebung laufen.

  • Abläufe

    Die Abläufe bauen wir mit Microsoft Power Automate und eigenen Diensten. Jeder Schritt wird protokolliert, damit sich später nachsehen lässt, was das System wann getan hat.

  • Daten

    Ihre Daten liegen dokumentiert an einem Ort, in einer Postgres-Datenbank. Für das Gesundheitswesen ist Hosting komplett in Deutschland möglich.

  • Anbindungen

    Wir können anbinden, was eine offizielle Schnittstelle hat, etwa Microsoft 365, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, DocuWare oder Google Workspace. Jede Anbindung ist dokumentiert und nachvollziehbar.

Phase 3 · Betrieb und Weiterentwicklung

Auch nach dem Start bleiben wir zuständig.

Wir warten das System, halten es aktuell und entwickeln es weiter, damit es mit der Zeit besser wird.

Was passiert
Wir warten das System, halten es aktuell und entwickeln es weiter.
Was wir brauchen
Freigaben im Alltag, dort wo ein Fehler teuer wäre. Laufende Kosten, zum Beispiel KI-Nutzung und Hosting.
Danach
Ein System, das mit der Zeit besser wird.

Unsere Systeme laufen von allein, aber nicht blind. Wo es darauf ankommt, entscheidet ein Mensch.

Ihre Daten

Was mit Ihren Daten passiert.

  • Nur lesenIn der Analyse lesen wir nur. In Ihren Systemen verändern wir nichts.
  • GeheimhaltungVor dem Auftakt unterschreiben wir eine Geheimhaltungsvereinbarung.
  • PersonenZugriff haben nur die Menschen, die an Ihrem System arbeiten.
  • DiensteJeden Dienst, der Daten aus Ihrem Betrieb verarbeitet, nennen wir Ihnen vorher mit Anbieter, Standort und Vertrag. Eingesetzt wird er erst nach Ihrer Zustimmung.
  • StandortHosting in Deutschland ist möglich.

  • Bei Visible Scale greifen nur die Menschen auf Ihre Daten zu, die an Ihrem System arbeiten, und nur mit einer Verschwiegenheitsvereinbarung (NDA). Für Website, Anfragen und Termine nutzen wir Dienste, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten: Vercel (Website, Serverfunktionen in Frankfurt), Resend (Nachrichten aus den Formularen), Google Workspace (Postfach und Kalender), Cal.com (Terminbuchung) und Zoom (Videogespräch). Dahinter stehen US-Unternehmen, eine Verarbeitung in den USA ist möglich. Für Ihr System gilt: Welches KI-Modell es nutzt und wo es läuft, legen wir je Projekt fest, Hosting in Deutschland ist möglich. Bevor ein Dienst Daten aus Ihrem Betrieb verarbeitet, nennen wir Ihnen Anbieter, Standort und Vertrag. Eingesetzt wird er erst nach Ihrer Zustimmung.

Fragen

Was passiert, wenn ...

  • Wir verbinden die Programme, die Sie schon nutzen, und bauen mit so wenig zusätzlicher Software wie möglich.

  • Unsere Systeme laufen von allein, aber nicht blind. Überall dort, wo es um sensible Daten geht oder ein Fehler teuer wäre, sitzt ein Mensch dazwischen. Er prüft kurz und gibt frei.

  • Das System ist dokumentiert und gehört Ihnen, damit Sie nicht an uns gebunden sind.

  • Ob sich ein System von Visible Scale lohnt, entscheidet nicht die Mitarbeiterzahl, sondern ob mindestens drei Menschen im Betrieb am selben wiederkehrenden Prozess arbeiten. Darunter rechnet sich die Automatisierung selten. Über 80 Mitarbeitenden gibt es meist eine eigene IT, dann ist Visible Scale nicht der richtige Partner.

  • Visible Scale kann anbinden, was eine offizielle Schnittstelle hat, zum Beispiel SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft 365, DocuWare oder Google Workspace. Ob und wie weit das bei Ihren Programmen geht, prüfen wir in der Analyse, bevor etwas gebaut wird. Die KI dahinter kommt von einem der großen KI-Anbieter, Hosting in Deutschland ist möglich. Das System gehört Ihnen, Sie sind an keinen Anbieter gebunden.

Was sich ändert

Unser Ziel: Nach drei Monaten läuft die Routine im Hintergrund.

Was sich jeden Tag wiederholt, übernimmt dann das System, ein Mensch prüft und bestätigt. Die Stunden gehen in das, was den Betrieb voranbringt: neue Kunden, neue Ideen, Wachstum. Es geht nicht darum, Stellen zu streichen. Es geht darum, Zeit und Geld zu sparen.Was sich jeden Tag wiederholt, übernimmt dann das System, ein Mensch prüft und bestätigt. Es geht nicht darum, Stellen zu streichen. Es geht darum, Zeit und Geld zu sparen.

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